Hostelería · Automatización · Gestión de reservas · Facturación
Relais du Vieux SauvaireCómo integramos la gestión completa de un establecimiento hostelero: reservas, restaurante, servicios y facturación
Automatización hostelera con integración de sistemas de reservas, POS y facturación para Le Relais du Vieux Sauvaire.
EN ESENCIA
Cada reserva, consumición y servicio adicional genera una factura sola – automática
Reservas, restaurante, servicios adicionales e inventario conectados en un único flujo.
Sin tareas administrativas repetitivas, el equipo dedica su tiempo a los clientes.
EL RETO:
Gestionar reservas, restaurante y facturación sin un sistema integrado
Le Relais du Vieux Sauvaire combina alojamiento, restaurante y otros servicios adicionales como transporte y eventos. Esta variedad de operaciones genera reservas, pedidos y facturación de forma constante.
El problema surge cuando estos procesos funcionan sin conexión entre sí. Las reservas se registraban manualmente en la contabilidad, los consumos del restaurante no siempre se reflejaban en una sola factura de un huésped, y algunos servicios adicionales podían quedar sin registrar. Esta fragmentación aumentaba la carga operativa y restaba tiempo que sería más valioso si se dedicara a la atención al cliente.
Nuestro objetivo fue crear un entorno integrado en el que cada reserva, pedido o servicio se registre automáticamente, las facturas se creen y se envíen en el momento adecuado sin errores, y la comunicación sea rápida y eficaz, eliminando tareas manuales y mejorando la eficiencia operativa.
Nuestro proceso
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Antes de tocar ningún sistema, mapeamos el flujo del establecimiento: cómo llegan las reservas, cómo se gestionan los pedidos del restaurante, cómo se facturan los servicios y dónde se perdía más tiempo.
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Con ese diagnóstico claro, seleccionamos las herramientas más adecuadas para cada área y las conectamos entre sí a través de APIs. El sistema de reservas del restaurante y del alojamiento, el POS y la herramienta de contabilidad pasaron a compartir información en tiempo real, sin duplicidades ni introducción manual de datos copiados entre sistemas.
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Antes de activar el sistema en producción, probamos cada flujo con casos reales – reservas, pedidos, servicios y cobros — para asegurarnos de que ningún dato se perdía entre sistemas. Documentamos todo el funcionamiento para que el equipo pudiera operar con autonomía y para facilitar cualquier cambio futuro.
Nuestra solución
Integración de sistemas de reservas y facturación automática
El primer paso consistió en integrar todas las reservas procedentes de los distintos canales desde un único software de reservas. Conectamos esta herramienta con el software de contabilidad, eliminando la necesidad de generación manual y reduciendo posibles errores en la contabilidad.
Optimización en la gestión de pedidos del restaurante
Se implementó la herramienta Goodtill POS para mejorar la toma de pedidos en el restaurante y su comunicación con la cocina. Ahora los empleados pueden tomar los pedidos de manera más eficiente y enviarlos directamente a la cocina en tiempo real. Además, el sistema permite gestionar platos del menú y los ingredientes de manera centralizada, coordinando con otras herramientas.
La integración de Goodtill POS con la herramienta de contabilidad también permite que las facturas se generen automáticamente y se conecten a los pagos correspondientes, agilizando el proceso de facturación y reduciendo errores administrativos.
Gestión de servicios adicionales y reservas de mesas con facturación automática
Se creó una app sencilla (sin necesidad de código) integrada con un sistema que permite la reserva de servicios adicionales (como comida, excursiones o clases) y la facturación automática de estos servicios. Esto facilita el descubrimiento y acceso de los clientes a los distintos servicios y actividades de una forma más sencilla.
Paralelamente, el sistema de reservas del restaurante se conectó con la pasarela de pago. Esta integración aseguró que ningún servicio quedara sin pago y que todas las reservas fueran correctamente gestionadas sin duplicaciones ni errores.
Control de inventario integrado con pedidos y consumos del restaurante
El último paso fue integrar el inventario con los pedidos realizados a través de varios software. Este proceso permitió mantener un control preciso del stock en función de los consumos en el restaurante y los servicios adicionales.
La automatización del inventario garantizó que los niveles de stock se actualizaran automáticamente, lo que redujo significativamente los errores de conteo y evitó la falta de productos esenciales.
