IMS International Metal Supply
Automatización de comunicaciones y gestión documental para mejorar la eficiencia operativa y la experiencia del cliente
International Metal Supply (IMS) es una empresa internacional del sector de los metales que, tras un cambio de nombre y una reestructuración interna, necesitaba renovar por completo su presencia digital y su identidad corporativa.
El objetivo era construir una imagen sólida y coherente que reflejara su posicionamiento global y facilitara la conexión con clientes en distintos mercados.
El reto principal consistía en mejorar significativamente la eficiencia operativa de la empresa mediante la automatización del proceso de envío de documentos esenciales como facturas, confirmaciones de compra y venta, y bonos de transporte, además de optimizar las comunicaciones por correo electrónico con los clientes. Estos envíos, realizados previamente de manera manual, generaban retrasos, aumentaban el riesgo de errores humanos y consumían recursos valiosos.
La solución implicaba integrar las nuevas herramientas del sistema de generación automática de documentos con la plataforma de correo electrónico y las bases de datos existentes. Esto permitiría extraer la información relevante directamente de las bases de datos y realizar los envíos de forma automática y en el momento adecuado, asegurando que los documentos lleguen a los clientes justo cuando fuera necesario.
El objetivo era eliminar tareas repetitivas, reducir tiempos de respuesta y garantizar una comunicación precisa y fluida con los clientes, mejorando la satisfacción y la eficiencia en todo el proceso.
Con una automatización de comunicaciones y de la gestión de documentos podemos lograr una comunicaión más precisa y eficiente, reduciendo los tiempos de respuesta y errores
Nuestra solución
1. Análisis de necesidades y objetivos
La empresa gestiona comunicaciones diarias y realiza el envío de documentos clave a sus clientes, que deben ser enviados de manera correcta y puntual. Además, los documentos de contabilidad deben ser precisos y enviados a tiempo para evitar errores que puedan derivar en problemas de pago, pérdida de una venta o incluso la pérdida de clientes importantes. En este análisis identificamos los puntos críticos en los procesos actuales para establecer los objetivos de automatización con los que mejorar la eficiencia y fluidez en las comunicaciones.
Tras el análisis, se seleccionan e integran las soluciones más adecuadas con los sistemas internos de la empresa, permitiendo automatizar los flujos de trabajo.
Se establece un sistema capaz de extraer y procesar la información contenida en documentos y comunicaciones, estructurándola de forma automática para su gestión y envío.
Esto garantiza una operativa más eficiente, precisa y con un menor consumo de recursos.
Una vez definidas las integraciones, se diseñan y configuran los flujos de comunicación, conectando los distintos sistemas y fuentes de datos en un entorno unificado.
Los documentos se generan y envían automáticamente en función del estado de cada operación, asegurando que cada cliente reciba la información en el momento adecuado sin intervención manual.
Además, se establecen notificaciones y controles que permiten a los equipos supervisar los procesos, detectar posibles errores en los datos y actuar de forma rápida para evitar incidencias.
Durante la configuración, se llevaron a cabo pruebas para asegurar que la automatización funcionaba sin errores. Se realizaron tests de envío de documentos y correos electrónicos, comprobando que los datos se extraían correctamente y que cada documento llegaba a su destino a tiempo y sin errores.
En esta etapa, se creó documentación explicando el funcionamiento de estos flujos para poder hacer cambios en el futuro.
También se establecieron comprobaciones automáticas para validar que los documentos se estén enviando en todo momento, identificando errores y problemas más rápido.
Resultados
documentos gestionados de forma automática al mes
envíos automáticos de correos al mes
de trabajo reducidas y optimizadas al mes
