Automatización · Integración de sistemas · Gestión documental
IMS |Automatización de comunicaciones y gestión documental empresarial
Automatizamos las comunicaciones con clientes y el envío de documentos para mejorar la eficiencia operativa y reducir errores en cada proceso.
International Metal Supply (IMS) gestionaba manualmente el envío diario de documentos clave a sus clientes: facturas, confirmaciones y bonos de transporte. Un proceso que generaba retrasos, errores y pérdida de tiempo del equipo.
El reto: envíos manuales, errores y pérdida de tiempo operativo
IMS gestiona comunicaciones diarias con múltiples clientes y realiza el envío de documentos que deben llegar de forma correcta y puntual.
Los documentos de contabilidad deben ser precisos y enviados a tiempo, un error puede derivar en problemas de pago, pérdida de una venta o incluso la pérdida de un cliente importante.
El proceso manual existente no garantizaba esa precisión: los datos se introducían a mano, los envíos dependían de la disponibilidad del equipo y no había un sistema que verificara que cada documento había llegado correctamente a su destino.
Cómo lo automatizamos
1. Análisis de los procesos de comunicación y objetivos de automatización
Antes de configurar ninguna automatización, analizamos en detalle los flujos de comunicación de IMS: qué documentos se enviaban, a quién, en qué momento y con qué información. Este análisis nos permitió identificar los puntos críticos del proceso, dónde se producían los errores, dónde se perdía tiempo y definir los objetivos concretos de automatización para cada tipo de documento.
2. Selección e integración de herramientas
Tras el análisis, se seleccionan e integran las soluciones más adecuadas con los sistemas internos de la empresa, permitiendo automatizar los flujos de trabajo.
Se establece un sistema capaz de extraer y procesar la información contenida en documentos y comunicaciones, estructurándola de forma automática para su gestión y envío.
Esto garantiza una operativa más eficiente, precisa y con un menor consumo de recursos.
3. Diseño y configuración de la automatización
Con las integraciones definidas, diseñamos y configuramos los flujos de comunicación conectando todos los sistemas y fuentes de datos en un entorno unificado.
Los documentos se generan y envían automáticamente en función del estado de cada operación, asegurando que cada cliente recibe la información en el momento exacto.
Se establecieron además notificaciones y controles que permiten al equipo supervisar los procesos, detectar posibles errores en los datos y actuar de forma rápida ante cualquier incidencia.
4. Pruebas, documentación y monitoreo
Durante la configuración, se llevaron a cabo pruebas para asegurar que la automatización funcionaba sin errores. Se realizaron tests de envío de documentos y correos electrónicos, comprobando que los datos se extraían correctamente y que cada documento llegaba a su destino a tiempo y sin errores.
Se creó documentación detallada del funcionamiento de los flujos para facilitar cambios futuros, y se configuraron comprobaciones automáticas que monitorizan el sistema de forma continua, identificando errores y problemas antes de que afecten al cliente.
Resultados
documentos gestionados de forma automática al mes
envíos automáticos de correos al mes
de trabajo reducidas y optimizadas al mes
