Automatización · Integración de sistemas · Gestión documental
IMS International Metal Supply
Automatización de comunicaciones y gestión documental empresarial
Automatización completa del flujo de comunicaciones y documentos de IMS (facturas, confirmaciones de pedido, bonos de transporte, …) e integrada con su base de datos y Outlook mediante Make.
Impactos en 3 meses
EL RETO:
Antes los documentos críticos eran gestionados a mano. Hoy funciona solo.
IMS envía cada día facturas, confirmaciones de pedido o de venta y varios documentos de transporte a clientes de distintos países. Documentos que deben llegar al destinatario correcto sin retrasos ni errores.
Un retraso en el envío de una factura puede bloquear un pago. Un dato erróneo puede costar una venta o un cliente. Con la gestión manual, IMS encontraba entre un 10% y un 15% de errores en envíos de documentos (hasta 60 documentos al mes).
Trabajamos con IMS para integrarlo todo: su base de datos, plataforma de correo y un nuevo sistema de generación de documentos a través de Make. De esta forma, cada envío se realiza automáticamente, con los datos correctos y en el momento exacto.
Cómo se implementó
-
Analizamos en detalle los flujos de comunicación de IMS: qué documentos se envían, a quién, cuándo y con qué información. Identificamos puntos críticos con errores recurrentes o cuellos de botella para definir objetivos concretos.
-
Seleccionamos Make como plataforma de automatización por su capacidad de integración con las herramientas existentes de IMS. A través de Make conectamos las bases de datos internas, el sistema de generación de documentos, el guardado en su sistema interno y los envíos con Outlook en un entorno unificado y eficiente.
-
Configuramos los escenarios en Make conectando todos los sistemas en un flujo unificado. Los documentos se generan y envían automáticamente en función del estado de cada operación o de la ocurrencia de determinados eventos. Además, incluimos notificaciones y controles para que el equipo pueda detectar y resolver incidencias antes de que afecten al cliente.
-
Hicimos pruebas exhaustivas de cada flujo, verificando la extracción de datos, la generación de PDFs y la entrega al destinatario, y creamos documentación para facilitar cambios en el futuro. Comprobaciones automáticas monitorizan el sistema de forma continua para identificar errores antes de que afecten al cliente.
solución implementada
Eventos de trigger personalizados y adaptados
Establecemos distintos eventos que inician el procesado de cada tipo de documento, en función de su flujo. Desde documentos que se revisan y envían al final del día, a otros que deben enviarse cuando una operación cambia de estado o lllega un correo de un cliente, y un último caso que debe ser monitoreado por un empleado, de forma que el documento se procese cuando este lo indique (por ejemplo, cuando un transportista recoge un material).
App no-code de uso interno para gestiones con intervención de empleados
Determinados documentos requieren de intervención por parte de empleados para su envío, o deben reenviarse a nuevos contactos tras su envío automático. Para gestionar estos casos se crea una sencilla app para uso interno en la que los empleados pueden acceder a distintos procesos, indicando un número de operación para que un documento se envíe a otro correo o se reprocese de nuevo.
Extracción y verificación de datos
La información se extrae de la base de datos o de documentos entrantes a IMS. Los documentos y mails son procesados por Parseur para encontrar y mapear los datos necesarios para nuestros documentos y operaciones.
Los datos encontrados son verificados, evitando mails no recibidos, datos necesarios ausentes o errores de cálculo o redondeo. Estos problemas son monitorizados y enviados a empleados que pueden corregirlos y reprocesar el documento de nuevo para su envío adecuado.
Creación y envío de documentos y comunicaciones
En Make, los documentos son creados a través de PDF.co, que inserta los datos correspondientes en las plantillas creadas.
Estos documentos son luego enviados a través de Outlook a los mails de clientes, transportistas, proveedores y empleados correspondientes. Se verifican los envíos y se monitorea el error de cuentas de mail que no reciben el correo para su gestión y corrección de contactos.
Lo que cambió para el equipo de IMS
Mínima gestión manual de envíos
El equipo dejó de dedicar tiempo a preparar, revisar y enviar documentos uno a uno. Ese tiempo se redirigió a tareas de mayor valor.
Eliminación de errores
La validación automática previa al envío actúa como capa de control para evitar datos incorrectos o envíos incompletos.
Trazabilidad de cada envío
Los documentos enviados se guardan automáticamente y los envíos se registran en un log para mayor visibilidad de los procesos.
Operativa 24/7
Los documentos se envían en el momento en que se necesitan independientemente de la disponibilidad del equipo.
¿Tu equipo gestiona documentos críticos a mano?
Cuéntanos qué procesos quieres automatizar. Analizamos tu flujo actual y diseñamos la integración a la medida de tu empresa, tus herramientas y tus procesos.