Ultra-lab tienda online
Optimización de un e-commerce, facturación, envíos y gestión de inventario
Ultra-lab es una tienda online especializada en electrónica y fabricación digital, con un enfoque en soluciones educativas y proyectos personalizados para eventos. Desde kits de robótica hasta herramientas de fabricación digital e impresión 3D, ofrecen productos innovadores diseñados para fomentar el aprendizaje práctico y la creatividad aplicada a entornos educativos. Además, realizan proyectos de electrónica e impresión 3D para eventos corporativos y otras iniciativas especiales. Con más de una década de experiencia, apoyan a colegios, empresas e instituciones con tecnología que impulsa la educación, la tecnología y la innovación.
El crecimiento de este comercio online y la venta de un amplio catálogo de productos generaba dificultades en la gestión de pedidos, facturación y control de inventario. El equipo enfrentaba problemas recurrentes con la falta de integración entre los sistemas de la tienda online y las plataformas internas, lo que provocaba ineficiencias en el procesamiento de pedidos, retrasos de facturación y errores de inventario. Además, la gestión manual de tareas como la elaboración de presupuestos y la generación y envío de albaranes ralentizaba el flujo de trabajo.
Ultra-lab necesitaba una solución integral que automatizara estos procesos clave para optimizar la gestión de la tienda online, el inventario y los pedidos a proveedores. Nuestro objetivo principal es mejorar la experiencia de usuario y comunicaciones, reducir el uso de tiempo y recursos en tareas de gestión repetitivas, y la eliminación de errores relacionados con el stock y pedidos.
Ultra-lab necesitaba automatizar su flujo de trabajo para gestionar los pedidos, la facturación y el inventario, reduciendo errores y mejorando la eficiencia operativa de la tienda.
Nuestra solución
El primer paso fue la integración de Woocommerce con la herramienta de contabilidad Zoho Books. La conexión entre ambas herramientas permitió que todos los pedidos online se registraran automáticamente en el sistema de contabilidad de Zoho.
Para reducir el tiempo de gestión y evitar retrasos en pedidos, se integró Zoho Books con el sistema de correo electrónico de la tienda. Se automatizó el envío de albaranes al departamento de logística en cuanto se confirmaba un pedido o se aprobaba una nueva factura o presupuesto. Esto redujo el tiempo de gestión manual y permitió que el equipo logístico tuviera acceso inmediato a los documentos necesarios para preparar y realizar los envíos.
El siguiente paso fue integrar los pedidos online de Woocommerce con el servicio de transporte utilizado.
Como resultado, se agilizó el proceso de preparación y tramitación de envíos, mejorando los tiempos de entrega.
Uno de los principales retos que enfrentaba Ultra-lab era la gestión de su inventario. El enfoque multicanal a menudo causaba errores en el inventario, ya que algunos pedidos no siempre se reflejaban inmediatamente en el sistema. Esto ocasionaba errores de conteo y disponibilidad en la web.
Para solucionar este problema, se implementó un nuevo sistema de gestión de inventario que permite un control más preciso, rápido y cómodo para la persona a cargo. Se desarrolló una aplicación de uso interno que facilita la actualización automática del inventario en los distintos lugares cada vez que se procesa un pedido.
Para mejorar aún más la eficiencia, se automatizó la preparación de pedidos a proveedores de productos clave. Cuando uno de sus productos más vendidos se queda sin existencias, el sistema genera automáticamente una solicitud de reposición a los proveedores. Esto permite mantener un flujo constante de inventario, evitando rupturas de stock y garantizando que los productos más demandados siempre estén disponibles.
Resultados
Reducción de las tareas administrativas
de Reducción de los errores logísticos y de stock
Automatización casi completa de la tienda online y de las tareas vinculadas a su gestión.
