Le Relais du Vieux Sauvaire
Intégration d’un environnement de gestion hôtelière
Le Relais du Vieux Sauvaire est un établissement de maisons de vacances situé sur la côte d’azur en France proposant des séjours de grand confort. Il dispose de services de restauration et d’espaces pour l’organisation d’événements privés et d’entreprises.
Il offre une large gamme de services pour répondre à tous les besoins des clients, du service en chambre aux excursions en bateau. Leur engagement est de fournir le meilleur service possible pour que leurs clients profitent de vacances et d’événements parfaits dans un cadre unique.
L’établissement hôtelier Le Relais du Vieux Sauvaire était confronté à la complexité de la gestion d’un grand nombre de processus manuels liés aux réservations de chambres, aux commandes de restaurant, aux services additionnels et à la facturation de toutes ces activités. L’absence d’intégration entre les différents canaux de réservation et les outils de gestion compliquait le suivi efficace des services fournis. Ces processus entraînaient une utilisation inefficace du temps des employés et des retards dans les communications et la gestion des réservations.
Notre objectif était de mettre en place un système ou environnement de gestion hôtelière plus automatisé intégrant tous les outils et éliminant les processus manuels répétitifs et inutiles. Nous avons cherché à optimiser les processus en automatisant les tâches répétitives, libérant ainsi les employés pour se concentrer sur le service client et améliorer leur expérience.
Avec l’automatisation de la gestion des réservations, des services et de la facturation, nous pouvons éviter les erreurs et libérer les employés des tâches manuelles pour se consacrer aux clients
Notre Solution
La première étape a été d’intégrer toutes les réservations provenant des différents canaux dans un seul logiciel de réservation. Nous avons connecté cet outil au logiciel de comptabilité, éliminant ainsi la nécessité de génération manuelle des documents comptables et réduisant les erreurs potentielles.
L’outil Goodtill POS a été mis en place quant à lui pour améliorer la prise de commande au restaurant et sa communication avec la cuisine. Désormais, les employés peuvent prendre les commandes de manière plus efficace et les envoyer directement en cuisine en temps réel. Le système permet également de gérer les plats du menu et les ingrédients de manière centralisée, en coordination avec d’autres outils.
L’intégration de Goodtill POS avec l’outil de comptabilité permet également que les factures soient générées automatiquement et liées aux paiements correspondants, accélérant ainsi le processus de facturation et réduisant les oublis et les erreurs et évitant les impayés.
Une application simple (sans code) a été créée et intégrée avec un système permettant la réservation de services supplémentaires (comme les produits de la liste de course, les excursions ou les activités) et entraînant la facturation automatique de ces services.
Parallèlement, le système de réservation du restaurant a été connecté à la passerelle de paiement. Cette intégration a permis que tous les services soient correctement réglés et que toutes les réservations soient gérées sans doublons ni erreurs.
La dernière étape a été d’intégrer l’inventaire avec les commandes effectuées via différents logiciels. Ce processus a permis un contrôle précis des stocks en fonction de la consommation au restaurant et des services additionnels.
L’automatisation de l’inventaire a permis que les niveaux de stock soient mis à jour automatiquement, réduisant ainsi de manière significative les erreurs de comptage et évitant les ruptures de produits essentiels.
RÉSULTATS
AUGMENTATION DES VENTES ET DES RÉSERVATIONS DE SERVICES SUPPLÉMENTAIRES
DIMINUTION DES TÂCHES MANUELLES DE GESTION (TEMPS LIBÉRÉ POUR le service à des clients)
OPTIMISATION DES INTERVALLES DANS LES COMMUNICATIONS AVEC LES CLIENTS
