IMS International Metal Supply
Automatisation des communications et d’envoi de documents pour améliorer l’efficacité et le service client
International Metal Supply (IMS), anciennement connue sous le nom d’EPUR METAL, est une entreprise basée en France, spécialisée dans l’achat et la vente de métaux recyclés depuis 1969.
IMS offre un service fiable et professionnel à des clients internationaux, en fournissant des métaux de haute qualité pour un usage industriel. Bien que située en France, IMS opère à l’échelle mondiale, assurant une gestion efficace et personnalisée dans le commerce de métaux et de matières premières.
Le principal défi consistait à améliorer de manière significative l’efficacité opérationnelle de l’entreprise en automatisant l’envoi de documents essentiels tels que les factures, les confirmations d’achat et de vente, et les bons de transport, ainsi qu’à optimiser les communications par email avec les clients. Ces envois, réalisés manuellement auparavant, engendraient des retards, augmentaient le risque d’erreurs humaines et consommaient des ressources précieuses.
La solution consistait à intégrer les nouveaux outils du système de génération automatique de documents avec la plateforme d’email et les bases de données existantes. Cela permettait d’extraire les informations pertinentes directement des bases de données et d’envoyer les documents de manière automatique et au moment opportun, garantissant ainsi que les documents parviennent aux clients exactement quand nécessaire.
L’objectif était d’éliminer les tâches répétitives, de réduire les délais de réponse et de garantir une communication précise et fluide avec les clients, améliorant ainsi la satisfaction et l’efficacité de l’ensemble du processus.
Avec l’automatisation des communications et de la gestion des documents, nous pouvons obtenir une communication plus précise et plus efficace, en réduisant les temps de réponse et les erreurs
Notre Solution
L’entreprise gère des communications quotidiennes et envoie des documents clés à ses clients, qui doivent être transmis de manière correcte et ponctuelle. De plus, les documents comptables doivent être précis et envoyés à temps pour éviter les erreurs pouvant entraîner des problèmes de paiement, une perte de vente ou même la perte de clients importants. Dans cette analyse, nous avons identifié les points critiques des processus actuels pour établir des objectifs d’automatisation visant à améliorer l’efficacité et la fluidité des communications.
Après l’analyse, les outils spécifiques à intégrer aux systèmes internes de l’entreprise ont été sélectionnés. Make a été utilisé pour l’automatisation des flux de travail, et Parseur pour extraire les données des documents et des emails. Le choix de ces outils garantit une gestion efficace et précise avec une réduction des ressources nécessaires.
Une fois les nouveaux outils configurés, les nouveaux flux de communication ont été créés. Différents outils et bases de données ont été connectés via Make, créant un nouvel environnement digital pour l’entreprise et réduisant les tâches répétitives des employés.
Les documents sont envoyés automatiquement aux clients, l’envoi étant déclenché dès que les données d’une transaction ou d’un envoi sont complétées ou mises à jour.
Des employés reçoivent des notifications concernant les documents et les données de transaction, y compris les erreurs dans les informations clients. Les erreurs sont identifiées plus rapidement pour éviter les problèmes.
Lors de la configuration, des tests ont été effectués pour s’assurer que l’automatisation fonctionnait sans erreur. Des tests d’envoi de documents et d’emails ont été réalisés, vérifiant que les données étaient correctement extraites et que chaque document arrivait à destination à temps et sans erreur.
À cette étape, une documentation a été créée pour expliquer le fonctionnement de ces flux et permettre des modifications à l’avenir.
Des vérifications automatiques ont également été mises en place pour valider l’envoi constant des documents, permettant d’identifier les erreurs et les problèmes plus rapidement.