IMS International Metal Supply
Automatización de comunicaciones por correo electrónico y envíos de documentos para mejorar la eficiencia y el servicio al cliente
International Metal Supply (IMS), anteriormente conocida como EPUR METAL, es una empresa con sede en Francia, especializada en la compra y venta de metales no industriales y metales reciclados desde 1969.
IMS ofrece un servicio de confianza y profesionalismo a clientes internacionales, proporcionando metales de alta calidad para uso industrial. A pesar de estar en Francia, operan a nivel global, asegurando una gestión eficiente y personalizada en el comercio de metales y materias primas.
El reto principal consistía en mejorar significativamente la eficiencia operativa de la empresa mediante la automatización del proceso de envío de documentos esenciales como facturas, confirmaciones de compra y venta, y bonos de transporte, además de optimizar las comunicaciones por correo electrónico con los clientes. Estos envíos, realizados previamente de manera manual, generaban retrasos, aumentaban el riesgo de errores humanos y consumían recursos valiosos.
La solución implicaba integrar las nuevas herramientas del sistema de generación automática de documentos con la plataforma de correo electrónico y las bases de datos existentes. Esto permitiría extraer la información relevante directamente de las bases de datos y realizar los envíos de forma automática y en el momento adecuado, asegurando que los documentos lleguen a los clientes justo cuando fuera necesario.
El objetivo era eliminar tareas repetitivas, reducir tiempos de respuesta y garantizar una comunicación precisa y fluida con los clientes, mejorando la satisfacción y la eficiencia en todo el proceso.
Con una automatización de comunicaciones y de la gestión de documentos podemos lograr una comunicaión más precisa y eficiente, reduciendo los tiempos de respuesta y errores
Nuestra solución
1. Análisis de necesidades y objetivos
La empresa gestiona comunicaciones diarias y realiza el envío de documentos clave a sus clientes, que deben ser enviados de manera correcta y puntual. Además, los documentos de contabilidad deben ser precisos y enviados a tiempo para evitar errores que puedan derivar en problemas de pago, pérdida de una venta o incluso la pérdida de clientes importantes. En este análisis identificamos los puntos críticos en los procesos actuales para establecer los objetivos de automatización con los que mejorar la eficiencia y fluidez en las comunicaciones.
Tras el análisis se seleccionan las herramientas específicas que se van a integrar con los sistemas internos de la empresa. Se utiliza Make para la automatización de flujos de trabajo, Parseur para extraer datos de los documentos y correos. La elección de estas herramientas garantiza una gestión eficiente y precisa con un menor gasto de recursos.
Una vez configuradas las nuevas herramientas se crean los nuevos flujos de comunicación. Las distintas herramientas y bases de datos se conectan a través de Make, creando un nuevo entorno digital de la empresa y reduciendo las tareas repetitivas de los empleados.
Los documentos son enviados a los clientes de forma automática, activando el envío en el momento en que se completa o se actualizan los datos de una transacción o envío.
Los empleados reciben avisos sobre los documentos y datos de las transacciones, incluyendo errores en la información de los clientes. Los errores se identifican más rápido para evitar problemas.
Durante la configuración, se llevaron a cabo pruebas para asegurar que la automatización funcionaba sin errores. Se realizaron tests de envío de documentos y correos electrónicos, comprobando que los datos se extraían correctamente y que cada documento llegaba a su destino a tiempo y sin errores.
En esta etapa, se creó documentación explicando el funcionamiento de estos flujos para poder hacer cambios en el futuro.
También se establecieron comprobaciones automáticas para validar que los documentos se estén enviando en todo momento, identificando errores y problemas más rápido.
Resultados
documentos gestionados de forma automática al mes
envíos automáticos de correos al mes
de trabajo reducidas y optimizadas al mes
