IMS | Generación automática de gráficas e informes para control de proveedores y clientes
Reporting automatizado · Proveedores y clientes · Datos en tiempo real
Con las comunicaciones y la gestión operativa ya automatizadas, IMS necesitaba dar un paso más: convertir sus datos en información visual y accionable. El objetivo era claro; que cada cierre de mes llegara acompañado de informes listos para tomar decisiones, sin trabajo manual.
El reto: datos valiosos sin visibilidad operativa
IMS acumulaba mes a mes datos valiosos sobre ventas, proveedores y clientes en su base de datos. Sin embargo, extraer esa información, procesarla y presentarla de forma comprensible requería tiempo y esfuerzo manual del equipo.
No existía un sistema que convirtiera automáticamente esos datos en informes visuales periódicos, lo que dificultaba detectar tendencias, identificar bloqueos o actuar a tiempo ante proveedores inactivos o variaciones importantes en ventas.
Nuestra solución: reporting automatizado a medida, mes a mes
Desarrollo Análisis de ventas: por material, tipo y agencia responsable
Cada mes, el sistema genera documentos de análisis de ventas desglosados por material, tipo de material y agencia responsable, incluyendo comparativas entre años para detectar variaciones y tendencias.Las gráficas permiten identificar de un vistazo qué materiales, agencias o periodos están por encima o por debajo de lo esperado, facilitando decisiones comerciales más rápidas y fundamentadas.
Control de proveedores: actividad, compras y alertas de inactividad
El sistema también genera informes de compras a proveedores, desglosados por material y agencia, e identifica automáticamente los proveedores con mayor volumen de operaciones.
Uno de los análisis más útiles para IMS es la detección de proveedores que no han registrado ventas en un período prolongado, lo que permite al equipo actuar de forma proactiva antes de que esa relación comercial se enfríe definitivamente.
Seguimiento de nuevos clientes y contactos
El informe mensual incluye también un documento de seguimiento de nuevos contactos incorporados al sistema, tanto clientes como proveedores.
Esto permite a IMS tener visibilidad sobre el crecimiento de su red comercial mes a mes, sin necesidad de consultar la base de datos manualmente.
Gráficas diseñadas con el cliente: cada dato, en su formato ideal
Uno de los aspectos diferenciales de este proyecto es que las gráficas y tablas no son plantillas genéricas: se diseñan junto al cliente en función del tipo de dato y la mejor forma de visualizarlo.
Los nuevos contactos, los proveedores sin ventas o las ventas por material no se pueden representar igual — por eso cada informe utiliza el tipo de gráfica más adecuado: líneas, barras, tablas comparativas u otros formatos según el caso.
Distribución automática: Confluence, FTP, correo y más
Una vez generados, los documentos se distribuyen automáticamente a través de los canales que el cliente ya utiliza: correo electrónico a las personas responsables, subida a sistemas FTP internos, integración con plataformas de gestión documental como Confluence, o cualquier otra herramienta de su entorno de trabajo.
Cómo funciona el proceso, de principio a fin
El proceso es completamente automático y se repite cada mes sin intervención manual. Al cierre del período, el sistema se conecta a la base de datos del cliente y extrae los datos correspondientes a ese mes. A continuación los procesa, filtra y ordena para obtener únicamente la información relevante para cada tipo de informe. Con esos datos, genera las gráficas y documentos correspondientes y los distribuye a los destinatarios configurados, ya sea por correo o mediante subida a las plataformas del cliente.
Resultado: decisiones más rápidas con datos que se explican solos
Desde la implementación del sistema, el equipo de IMS recibe cada mes informes visuales completos sin dedicar tiempo a su elaboración. La información que antes requería horas de trabajo manual llega ahora de forma automática, lista para ser revisada y utilizada en la toma de decisiones. El equipo puede centrarse en actuar sobre los datos, no en recopilarlos.