Boutique en ligne Ultra-lab

Optimisation d’un site e-commerce, de la facturation, des commandes et de la gestion des stocks

Ultra-lab est une boutique en ligne spécialisée dans l’électronique et la fabrication numérique, qui met l’accent sur les solutions éducatives et les projets personnalisés. Des kits de robotique aux outils de fabrication numérique et d’impression 3D, Ultra-lab propose des produits innovants conçus pour encourager l’apprentissage pratique et la créativité avec des outils technologiques. En outre, Ultra-lab mène également à bien des projets d’électronique et d’impression 3D pour des événements et des expositions.
Avec plus d’une décennie d’expérience, Ultra-lab accompagne écoles, entreprises et institutions en fournissant des technologies qui stimulent l’éducation, l’expérimentation et l’innovation.

La croissance de cette boutique en ligne et la vente d’un large catalogue de produits ont engendré des difficultés dans la gestion des commandes, la facturation et le contrôle des stocks. L’équipe rencontrait des problèmes récurrents en raison du manque d’intégration entre les systèmes de la boutique en ligne et les plateformes internes, entraînant des inefficacités dans le traitement des commandes, des retards de facturation et des erreurs de stock. En outre, la gestion manuelle des tâches comme l’élaboration de devis et l’envoi des bons de livraison ralentissait le flux de travail.

Ultra-lab avait besoin d’une solution complète pour automatiser ces processus clés et optimiser la gestion de la boutique en ligne, des stocks et des commandes aux fournisseurs. Notre objectif principal est d’améliorer l’expérience utilisateur et les communications, de réduire le temps et les ressources consacrés aux tâches de gestion répétitives, et d’éliminer les erreurs liées aux stocks et aux commandes.

Ultra-lab avait besoin d’automatiser son flux de travail pour gérer les commandes, la facturation et les stocks, en réduisant les erreurs et en améliorant l’efficacité opérationnelle de la boutique

Notre solution

1. Intégration de WooCommerce et Zoho Books pour la gestion des ventes

La première étape a été d’intégrer WooCommerce avec l’outil de comptabilité Zoho Books. La connexion entre les deux outils a permis que toutes les commandes en ligne soient automatiquement enregistrées dans le système comptable de Zoho.

Les factures sont générées et envoyées automatiquement aux clients dès que leurs commandes sont traitées et expédiées.

Les articles sont synchronisés dans les deux systèmes afin de faciliter la création de devis manuels et de factures personnalisées pour les commandes passées par d’autres canaux. Parallèlement, le catalogue, le stock et les prix des produits sont automatiquement révisés et synchronisés. Ainsi, le responsable du stock n’a qu’à créer ou modifier le produit sur le site web pour que ce changement soit répercuté dans les autres outils.

Une nouvelle option a été ajoutée pour demander un devis sur le site web. Grâce à cette option, les clients peuvent choisir de demander un devis avant de passer une commande, et le devis est automatiquement généré pour approbation et envoi.

Écrans backend WooCommerce et Zoho Books

2. Automatisation de l’envoi des bons de livraison

Pour réduire le temps de gestion et éviter les retards de commandes, Zoho Books a été intégré au système d’email de la boutique. L’envoi des bons de livraison a été automatisé vers le service logistique dès qu’une commande était confirmée ou qu’une nouvelle facture ou devis était approuvé.

3. Intégration de Woocommerce avec l’outil de service de messagerie

L’étape suivante a été d’intégrer les commandes en ligne de WooCommerce avec le service de transport utilisé.

Nous automatisons la génération des étiquettes d’expédition via l’API de la société de messagerie dès qu’une commande passée via WooCommerce est payée et confirmée.

Mise à jour automatique du carnet d’adresses des clients dans l’outil de transport, à la fois avec les nouveaux clients et avec les nouvelles adresses des anciens clients. Cela permet de réduire le temps consacré à la création manuelle d’envois vers ces clients et d’éviter les erreurs de saisie manuelle des données.

Le processus de préparation et de traitement des envois a ainsi été optimisé, ce qui a permis d’améliorer les délais de livraison.

Mensajero manejando paquetes con un carrito. Photo by Kampus Production

Écrans d'applications avec contrôle de l'inventaire et scanner de codes-barres

4. Nouvel outil de gestion des stocks

L’un des principaux défis auxquels Ultra-lab était confronté était la gestion de son inventaire. L’approche multicanal causait souvent des erreurs d’inventaire, certaines commandes n’étant pas toujours reflétées immédiatement dans le système, ce qui entraînait des erreurs de comptage et de disponibilité sur le site.

Pour résoudre ce problème, un nouvel outil de gestion des stocks a été mis en place, qui permet un contrôle plus précis, plus rapide et plus pratique pour la personne responsable. Une application interne a été développée pour faciliter la mise à jour automatique de l’inventaire dans les différents sites dès qu’une commande est traitée.

L’application intègre une fonctionnalité de lecture de codes-barres, ce qui permet à l’employé de mettre à jour l’inventaire en temps réel lorsqu’il reçoit de nouveaux produits ou qu’il les expédie aux clients.

L’inventaire est automatiquement mis à jour via cette application dans la base de données, dans l’outil de facturation et sur le web.

Enfin, un système de contrôle automatique des stocks a été mis en place afin de détecter les incohérences et d’alerter l’employé. Cela permet à l’employé d’indiquer la quantité correcte et de remédier aux erreurs en temps réel.

5. Alertes pour les commandes aux fournisseurs

Pour améliorer encore l’efficacité, la préparation des commandes aux fournisseurs pour les produits clés a été automatisée. Lorsqu’un de leurs produits les plus vendus est en rupture de stock, le système génère automatiquement une demande de réapprovisionnement aux fournisseurs.

RÉSULTATS

Réduction des Tâches Administratives

Réduction des Erreurs Logistiques et de Stock

Automatisation presque complète de la Boutique en Ligne et des Tâches de Gestion Associées

En tant que propriétaire d’une petite boutique en ligne, j’ai pu gérer l’ensemble des tâches de maintenance, de vente, de logistique et d’après-vente et d’après-vente et de répondre à tous les besoins des clients avec une seule personne, en consacrant la majeure partie de mon temps aux activités commerciales et d’achat. Sans cela, gérer une petite entreprise en ligne aurait été impossible ou épuisant.

Gestora de la tienda Ultra-lab